Het is voor ons belangrijk dat elke medewerker en klant/contact ons moeiteloos kan vertrouwen. We maken er dan ook een punt van om de persoonlijke levenssfeer zo veel als mogelijk te beschermen. Om ons werk zo goed mogelijk te kunnen uitvoeren en een optimale service te kunnen bieden moeten we nu eenmaal bepaalde persoonsgegevens van onze medewerkers en klanten verzamelen. Het spreekt voor zich dat we met deze gegevens heel voorzichtig omspringen, we beheren deze gegevens op een veilige en respectvolle manier.
De verantwoordelijkheid van Bel&Bo omtrent jouw persoonsdata
Zoals je weet, of misschien ook niet, houden wij intern gegevens bij van alle medewerkers. Deze gegevens worden verzameld vanaf het moment dat je bij Bel&Bo solliciteert en je ons dus wellicht een cv en/of motivatiebrief verstuurt.
Van zodra je aangeworven wordt maken we een personeelsdossier op en daarin houden we ook persoonlijke gegevens van jou bij. Die gegevens hebben we nodig om een arbeidscontract op te stellen en je een correcte loonbrief te bezorgen. Zo denken we aan jouw naam, adres, geslacht, burgerlijke status, of je al dan niet kinderen ten laste hebt, de namen van jouw eventuele kinderen, jouw rekeningnummer, etc.
Indien er evaluatiegesprekken plaatsvinden worden hiervan nota’s gemaakt en deze komen terecht in je dossier. Alhoewel de meeste van deze gegevens digitaal worden bijgehouden kan het ook gebeuren dat er bepaalde zaken op papier worden verzameld en worden bijgehouden in het personeelsdossier.
Het spreekt voor zich dat we er al het mogelijke aan doen om met deze gegevens op een veilige en respectvolle manier om te gaan. Zo willen we dat enkel de personen die jouw gegevens nodig hebben deze kunnen raadplegen. De papieren dossiers worden door de personeelsverantwoordelijken steeds veilig opgeborgen in een afgesloten kast en ook de elektronische map wordt veilig afgeschermd.
Jouw verantwoordelijkheid omtrent onze klantendata
Men zegt soms dat “de ketting maar zo sterk is als de zwakste schakel”, waarmee men wil zeggen dat het geheel maar zo sterk is als zijn zwakste onderdeel. Deze zegswijze kunnen we terugkoppelen op Bel&Bo: we kunnen er namelijk alles – juridisch, it-technisch en praktisch - aan doen om op een zorgzame en veilige manier met persoonsgegevens om te springen, maar als slechts één medewerker op een onverantwoordelijke manier omgaat met data kan dit tot een datalek leiden en was alle moeite voor niks.
Elk personeelslid draagt hier dan ook een verantwoordelijke rol in. De General Data Protection Regulation (GDPR), de wetgeving die in België en de rest van Europa regels omtrent privacy oplegt, is er niet gekomen om als extra balast te wegen op jouw takenpakket. Ze vereist wel enige verandering van mindset, maar met slechts enkele kleine aanpassingen kan je al een positief resultaat boeken.
Bel&Bo heeft nagedacht over hoe wij als onderneming privacy in onze bedrijfsprocessen kunnen inbedden. Hiervoor hebben we wat grondregels uitgewerkt waarvan we willen dat elk van jullie ze respecteert.
- Spring zorgzaam om met printouts:
- print enkel documenten af waarvan je absoluut een papieren versie moet hebben;
- Haal je printout meteen af bij de printer. Elke avond wordt niet-opgehaald papier bij de printers meegenomen en versnipperd door een verantwoordelijke ;
- Classeer je printout meteen op een veilige plaats, laat geen papier rondslingeren;
- Maak actief gebruik van de aanwezige versnipperaars en containers (die vertrouwelijke informatie mogen bevatten) voor printouts die je niet langer nodig hebt en die absoluut gevoelige persoonsdata bevatten.
- Kleef bewaartermijnen op het bijhouden van bepaalde documentatie. Buiten de wettelijke bewaartermijnen die er bestaan hoef je heel wat documenten heus geen 5 jaar bij te houden.
- Sluit consequent kasten en bureau’s die kunnen worden afgesloten.
- Het intern toegangsbeleid zorgt ervoor dat elke medewerker slechts toegang heeft tot de info die hij/zij nodig heeft om zijn/haar job uit te voeren. Volg onze toegangsprocedure indien je uitzonderlijk toegang nodig hebt tot bepaalde info.
- Volg zorgvuldig het wachtwoordbeleid dat geldt binnen Bel&Bo:
- een wachtwoord is strikt persoonlijk, deel het dan ook nooit met collega’s, vrienden, familie of andere derden;
- hou voor jezelf de attitude aan om je wachtwoord op gezette tijdstippen te wijzigen, sowieso zijn alle medewerkers verplicht dit te doen uiterlijk om de zes maanden;
- het wachtwoord moet minstens 8 en hoogstens 24 karakters bevatten, bovendien moet er minstens één hoofdletter, één kleine letter en één cijfer in voorkomen;
- kies het wachtwoord zorgvuldig, zorg ervoor dat het niet gemakkelijk te linken is aan jouw naam, adres, geboortedatum,…;
- schrijf het wachtwoord nergens neer, niet op papier en niet in elektronische vorm, maar onthoud het simpelweg;
- aanvaard voor geen enkele toepassing de optie om jouw wachtwoord automatisch op te slaan;
- heb je een vermoeden van misbruik, wijzig dan meteen je wachtwoord en breng de IT-afdeling op de hoogte.